S’appuyant sur le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 portant sur le nouveau cadre budgétaire et comptable, et sur le décret n° 2013-756 du 19 août 2013, la réforme du GBCP porte sur une révision en profondeur du cadre général afin d’étendre les principes de la LOLF (loi organique relative aux lois de finances) à environ 700 opérateurs de l’Etat.
L’objectif est d’améliorer le pilotage budgétaire de ces organismes et de faciliter l’évaluation de la mise en oeuvre des politiques publiques par l’Etat.
Si l’implémentation de la réforme au sein des établissements bouscule profondément les schémas organisationnels en place, avec notamment la redistribution des taches entre ordonnateurs et comptables, cette réforme suppose également un impact sur le système d’information comptable et financier de ces organismes, induisant ainsi une évolution de l’outil de comptabilité de ces établissements.
Bien évidemment, il est nécessaire pour les organismes publics, qu’il s’agisse d’établissements publics administratifs, d’établissements publics industriels et commerciaux, ou encore de groupements d’intérêt public, d’identifier les principaux points fonctionnels concernés dans le cadre de la réforme GBCP, ceux qui devront impérativement être pris en charge par les applications comptables et de gestion.
Mais plus encore : en amont du changement de leurs outils, les établissements doivent d’abord se préoccuper très activement de deux choses :
- la formation de leurs agents
- la refonte de leurs organisations
Car contrairement aux apparences, les changements induits sur les schémas organisationnels et sur l’outil de gestion comptable ne sont que la partie visible de l’iceberg.
Dans cet article, nous allons revenir sur les grands chantiers à entreprendre de toute urgence par les établissements concernés par la réforme du GBCP et ce, dès le début de l’année 2015.
Quand entreprendre ces chantiers de préparation
La réforme du GBCP implique une transformation, des métiers, des outils et des processus.
Ainsi, parce qu’une majorité d’agents seront concernés, et que tous les organismes seront impactés, quelle que soit leur taille, leur activité ou leur mode de gestion, il est important de préparer ce passage à la réforme en amont, le plus tôt possible, sans attendre l’échéance.
A savoir que l’échéance de mise en application, qui se rapproche du jour en jour, est prévue pour le 1er janvier 2016.
Quel travail est-il possible de faire en amont pour se préparer ?
- repenser les métiers
- bien considérer la répartition des charges
- bien mesurer tout ce que ça implique
- informer et communiquer autour du nouveau dispositif
- éduquer les agents
Quand faut-il éduquer les agents ?
On pourrait être tenté de croire que l’éducation des agents sera à effectuer une fois l’outil sélectionné. Pourtant, il n’en est rien.
Parce que certains concepts disparaissent (il n’y a plus de numéro de compte…) et d’autres, au contraire, apparaissent (les pièces comptables changent de nom…) un utilisateur qui n’aura pas été formé au préalable sera incapable de s’y retrouver, et ce, quel que soit l’outil.
Il est donc vital de donner aux utilisateurs ces compétences en amont de tout choix technique afin que chacun sache vers quelle direction il doit se diriger. L’outil sera alors la pièce finale.
Quelles sont les particularités de la réforme ?
La réforme du GBCP implique à la fois changement des dispositifs et de la philosophie gestionnaire, tout en redonnant son sens premier à la comptabilité.
- dans un premier temps, on estime les dépenses, dans une logique de projection.
- au fur et à mesure que les flux sont générés, ils sont constatés par la comptabilité.
- on constate ainsi à posteriori si l’on a tenu les engagements initiaux, on mesure les écarts, et on tire les conséquences pour l’exercice suivant
Le budget constitue ainsi une annonce, c’est de la « communication amont ».
La comptabilité, quant à elle, constitue une constatation des faits à posteriori sur la base des écritures comptables.
Ainsi, il est à prévoir pour les acteurs de la comptabilité publique des modifications dans les méthodes de travail qui auront des impacts significatifs dans la façon dont ceux-ci pensent leur métier, leurs relations au sein de l’organisation, ainsi que leur avenir à moyen et long termes.
06Si l’adaptation du système d’information de l’établissement est bien entendu critique, celle de l’éducation des agents s’impose également comme un passage obligé, et une problématique à ne pas négliger.