Inévitable, la transformation digitale des entreprises s’est amorcée il y a quelques années avec la généralisation des usages numériques et l’informatisation de tous les processus de gestion, jusqu’au processus métiers. Elle représente ainsi aujourd’hui un levier de compétitivité, de productivité et d’innovation.
Mais face à cet enjeu, les gouvernements, les administrations, les agences publiques et les collectivités locales ne sont pas en reste. Outre l’amélioration de la qualité de service rendu aux usagers, la modernisation du secteur public représente un enjeu de performance et d’économies.
Nous allons dans cet article nous intéresser aux défis du service public en matière de modernisation numérique, aux leviers possibles pour accélérer cette modernisation, et à la mise en œuvre de projets de transformation du système d’information.
Répondre aux défis du service public de demain
On peut relever plusieurs problématiques rencontrées par la fonction publique lorsqu’il s’agit de modernisation.
En premier lieu, le peu de délais dont disposent les équipes techniques pour mettre en œuvre les évolutions décidées, sachant que les majorités politiques changent régulièrement et qu’il faut penser ces innovations sur le plan de la continuité.
Une autre problématique, c’est bien entendu les contraintes budgétaires qui ne cessent de demander un niveau d’efficience toujours plus important, pour des investissements contrôlés.
Une troisième problématique et celle du besoin de sécurisation des échanges de données, dans un monde où les supports de communication sont de plus en plus hétérogènes et interconnectés, et où la cybercriminalité et les risques de fraude augmentent.
Enfin, il y a la nécessité de plus en plus inconditionnelle d’adopter une stratégie orientée “client” et visant à la satisfaction de l’utilisateur final.
Il s’agit là de quelques-uns des défis rencontrés par les responsables de systèmes d’information, et qui rendent la gestion et la transformation des systèmes d’information des établissements publics plus difficiles à entreprendre.
Les leviers pour faciliter la transformation numérique
On distingue plusieurs leviers permettant d’envisager l’accélération de la transformation numérique au sein des établissements publics :
- la réduction du nombre d’acteurs et du processus de décision politique inhérent à la gouvernance de l’établissement
- la possibilité de fédérer ou de mutualiser des systèmes d’information entre plusieurs établissements, afin d’optimiser les processus et les coûts
- le développement des compétences techniques des agents en matière d’urbanisation du système d’information, de management de la production informatique, de mise en œuvre des nouvelles technologies…
- Le renforcement des équipes liées aux procédures d’achat, dans le but d’augmenter la réactivité
- la mise en place systématique de mesure de la valeur des programmes de transformation numérique, permettant de justifier les investissements réalisés et de communiquer sur les bénéfices attendus et obtenus
Le système d’information au cœur de l’innovation
Si la transformation du système d’information des établissements publics est si vitale, c’est bien parce qu’il s’agit d’un vecteur indispensable à la performance de leurs actions :
- parce que les volumes de données traitées par les établissements publics sont considérables,
- parce que leur système d’information se doit d’être agile le plus possible afin de répondre aux évolutions réglementaires multiples et fréquentes,
- parce que les établissements doivent pouvoir interagir en coordination avec l’ensemble des partenaires du secteur public
- parce qu’un certain nombre de systèmes d’information existant sont déjà obsolescents ou en cours d’obsolescence
- parce que la nature des données gérées impose des exigences de sécurité et une fiabilité sans faille
Toutes ces raisons font qu’aujourd’hui le système d’information des établissements publics est au cœur de l’innovation et des investissements, ce qui se traduit par la mise en œuvre de grands projets de dématérialisation, d’interconnexion entre établissements et de remplacement de logiciels et de solutions de gestion.
La transformation numérique : en interne et en externe
Cependant, il peut être difficile pour l’établissement de procéder à cette transformation par ses propres moyens. La nécessité de souplesse, de réactivité et de respect des délais doit permettre au secteur public d’envisager de recourir si nécessaire à des prestations de services externes.
Ce besoin peut se manifester dans le cas notamment ou ces compétences sont manquantes au sein de l’établissement, ou la capacité de production des équipes doit être renforcée momentanément, pour apporter de la souplesse (horaires, charges) ou encore pour effectuer un transfert de compétences.
Des précautions seront toutefois à prendre en compte : l’établissement devra se doter de compétences de pilotage de ces prestations de services, il devra anticiper l’arrêt éventuel des prestations et la continuité du projet dans de bonnes conditions, et il devra être à même de comparer efficacement les différents prestataires, par la mise en œuvre d’une veille technologique et concurrentielle.
Ainsi, les établissements publics sont aujourd’hui sensibilisés à la problématique de la transformation digitale. Parce que le système d’information est désormais vecteur de la performance, qu’il permet aux établissements de procurer un service plus adapté à leurs usagers, qu’il se doit d’être réactif et de s’adapter à toutes les évolutions réglementaires, enfin parce qu’il se doit d’être parfaitement sécurisé, il est désormais considéré comme un vecteur de la performance et non plus comme un simple centre de coût.
Les établissements publics ont maintenant la lourde tâche de faciliter l’accélération de la transformation numérique, simplifier les processus, travailler à la mutualisation des ressources, ou encore, optimiser les compétences. Le recours à des prestataires ne devra pas être écarté, lorsque les besoins et les circonstances l’exigent, mais il devra être encadré dans une problématique de continuité de service et de respect des budgets.