Tandis que le décret GBCP prévoit pour les organismes publics la mise en place d’une comptabilité budgétaire unifiée distincte de la comptabilité générale, l’année 2016 aura été, pour une majorité des établissements publics, l’occasion de travailler à une refonte à la fois de leurs processus organisationnels et de leur système d’information.
Désormais, alors que les établissement doivent être capables d’effectuer une gestion duale du budget et de tracer tout acte engageant l’organisme ou générant des ressources, l’heure est à la préparation de la clôture de l’exercice.
Dans cet article nous allons vous donner quelques conseils et bonnes pratiques à appliquer dans le cadre de cette clôture de l’exercice 2016 pour les établissements soumis à la GBCP.
L’article 212 du décret GBCP fixe à fin février N+1 la date limite d’approbation des comptes financiers par les conseils d’administration
Le calendrier de clôture des comptes
L’article 212 du décret GBCP fixe à fin février N+1 la date limite d’approbation des comptes financiers par les conseils d’administration. Afin de respecter le nouveau calendrier, agent comptable et ordonnateur doivent préparer la clôture de l’exercice tout au long de l’année en lien avec le contrôleur de l’organisme.
La période d’inventaire dans les établissements publics consiste à arrêter, au plus tard au 31 décembre, l’émission des titres mandat équivalents sur les comptes de l’exercice en cours et à comptabiliser systématiquement les services faits et les droits acquis au titre de l’exercice achevé.
La clôture des comptes représente ainsi un enjeu important parce qu’elle est réalisée dans des délais contraints et qu’elle réside en la réalisation d’opérations ponctuelles non quotidiennes.
Comment faciliter les travaux de fin d’exercice ?
Désigner un pilote
Il est recommandé de désigner un pilote pour la coordination des travaux en fin d’exercice mais également tout au long de l’exercice.
Effectuer une gestion des opérations courantes
Pour anticiper et faciliter les travaux d’exercice, il est possible de mettre en place une gestion des opérations courantes, notamment en effectuant la saisie des opérations dès le fait générateur et en tenant à jour le statut des objets de gestion au cours de leur cycle de vie.
Suivre les objets de gestion régulièrement
Un suivi régulier des engagements sans service fait, des services faits sans facture et des DP non comptabilisés permet d’identifier les opérations à anticiper et à mener avant la fin de l’exercice, réduisant ainsi la charge de travail.
Quelques grands changements pour ces travaux de fin d’exercice 2016
Le bilan d’entrée de l’exercice N+1 sera composé :
- D’une reprise d’une écriture représentant le solde du compte pour les comptes classiques,
- D’une reprise de l’intégralité des écritures non lettrées pour les comptes “lettrables”,
- Par une seule écriture pour le solde des écritures rapprochées des comptes de trésorerie,
- Les écritures non rapprochées seront reportées en détail.
La Demande de Comptabilisation (DC) devra être remplacée par les Opérations Diverses (OD), possédant le même impact comptable et le même workflow de validation.
Pour mener à bien la clôture de l’exercice, l’ensemble des objets de gestion devront tous avoir été régularisés. Il ne devra donc rester aucun objet de gestion en cours de création ou dans un statut de validation intermédiaire, ni aucune pièce “sans numéro”.
Le rôle de chacun des acteurs
- Les gestionnaires et responsables des Engagements Juridiques doivent apurer et veiller à la tenue à jour des EJ, notamment par l’utilisation du grand livre budgétaire, qui permet la vérification de la bonne exécution de la consommation des AE.
- Les gestionnaires et certificateurs des Services Faits doivent compléter et certifier tous les SF non encore certifiés. Il ne devra rester aucun SF en brouillon ou non certifié dans l’exercice en cours de clôture.
- Le gestionnaire et le responsable des Demandes de Paiement doivent liquider l’ensemble des factures devant l’être sur l’exercice en cours de clôture. Il ne devra rester aucune facture en brouillon ou non prise en charge dans l’exercice en cours de clôture.
- Le gestionnaire et le responsable des Titres doivent émettre l’ensemble des titres devant l’être sur l’exercice en cours de clôture. Il ne doit rester aucun Titre en brouillon ou non pris en charge dans l’exercice en cours de clôture.
- Le comptable de la prise en charge doit prendre en charge l’intégralité des DP et Titres présentés à la prise en charge. Si ceux-ci ne remplissent pas les conditions de prise en charge, ils doivent être rejetés.
Il ne doit rester aucun document en brouillon ou en attente de prise en charge dans l’exercice en cours de clôture.
- Le responsable des comptabilités auxiliaires doit veiller à ce qu’un maximum d’écritures pouvant être lettrées le soit de façon à minimiser le nombre d’écritures qui seront reportées dans le bilan d’entrée N+1.
- Le responsable de la trésorerie s’assure que les paiements effectués en N ont été rapprochés des DP correspondantes et que les CP ont bien été consommés sur l’exercice N.
Il recense les encaissements réalisés et vérifie que chaque encaissement a été rapproché d’un titre. Dans la mesure du possible, il apure les comptes d’attente et les lettre en accord avec le responsable des comptabilités auxiliaires.
Il procède aux rapprochements bancaires jusqu’au 31/12/N de façon à limiter le nombre d’écritures de trésorerie non rapprochées qui seront reportées en détail dans le bilan d’entrée de l’exercice N.
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