La déclaration sociale nominative est une nouvelle norme déclarative faisant partie intégrante du processus d’allègement des procédures mise en place par le gouvernement dans le cadre de la loi du 22 mars 2012, relative à la simplification du Droit et à l’allègement des démarches administratives.
Dans le cadre des formalités administratives adressées aux organismes de protection sociale, les entreprises se devaient jusqu’à présent de transmettre plusieurs déclarations, à des échéances différentes et à différentes adresses. La déclaration sociale nominative c’est le regroupement des déclarations sociales effectuées par les entreprises en un seul et unique document, transmis mensuellement et de façon dématérialisée.
A quatre mois à peine de sa généralisation à toutes les entreprises, la mise en place de la DSN ne s’annonce pas des plus simples pour toutes les structures. Dans cet article, nous allons nous intéresser aux contraintes de la mise en place de ce nouveau dispositif.
DSN : se préparer ?
- La DSN concerne tout le personnel de l’entreprise, sans exception. Il faut donc dans un premier temps contrôler les données de l’ensemble du personnel La déclaration est effectuée nominativement, ce qui signifie une déclaration pour chaque personne.
- La DSN doit être effectuée tous les 5 ou les 15 du mois, par voie dématérialisée. Il est donc nécessaire de vérifier la fiabilité du logiciel de paie utilisé par l’entreprise. Si l’outil actuel n’est pas conforme à la réforme, il faudra alors prévoir le temps nécessaire à la mise en place d’un nouvel outil.
- Même si l’outil utilisé est conforme, il sera utile de planifier des phases de test liées à l’application des nouvelles procédures.
- Enfin, la loi oblige les entreprises et les organisations à informer leur personnel de cette réforme. Une campagne de communication globale doit donc être menée au sein de l’entreprise ou de l’organisation.
Comment déclarer ?
La DSN peut s’effectuer de façons différentes :
- sur le site Internet du groupe de protection sociale de l’entreprise, si ce service est proposé
- déposer la déclaration générée par son logiciel de paie sur le site Dads-U de www.net-entreprises.fr
- adresser sa déclaration à son concentrateur de paie (éditeur de logiciels, portail déclaratif spécialisé…)
Les contraintes
La DSN devrait ainsi faciliter les procédures administratives et accélérer les traitements, mais elle implique également un certain nombre de contraintes à respecter.
Les événements liés aux salariés (licenciement, démission, arrêt de travail etc.) doivent être déclarés dans les 5 jours ouvrés. Sachant que le salarié dispose lui-même de 48h, il ne reste plus que 3 jours à l’employeur pur effectuer cette formalité. Aucune dérogation n’est prévue pour situations particulières (telle que la fermeture annuelle de l’entreprise par exemple).
Le non-respect des délais de la DSN est sanctionné par une pénalité de 7,50 euros par salarié et par déclaration (avec des plafonds : 750 euros par mois pour les entreprises de moins de 2 000 salariés, et 10 000 euros pour les entreprises de plus de 2 000 salariés)
Ainsi, il est important pour les entreprises d’anticiper toutes ces mesures, qu’il s’agisse des aspects techniques ou des aspects organisationnels. Pour les grandes entreprises, la DSN a souvent été préparée, suite aux efforts de communication du gouvernement sur le sujet. Mais pour les PME et PMI, ce n’est pas forcément toujours le cas.
La conduite du changement sur ce sujet reste donc primordiale, ainsi que le respect des calendriers imposés par le gouvernement. La DSN est ainsi divisée en phase d’adaptations. Dans une note publiée le 28 juillet dernier, l’URSSAF rappelle que la phase 1 se termine avec les paies de septembre, et que le passage en phase 2 de la DSN sera donc obligatoire à partir d’octobre 2015.