Le déploiement de la dématérialisation dans le secteur public connaît depuis quelques années une avancée majeure. En effet, avec la mise en place des nouvelles normes bancaires européennes, obligatoires depuis le 1er février 2014, les collectivités ont du adopter le protocole PES V2 (Protocole d’échange standard version 2) plus tôt que prévu.
Depuis le 1er janvier 2015, il est ainsi désormais le seul protocole utilisé pour transmettre les documents comptables (mandats, titres, bordereaux) ainsi que leurs pièces justificatives. Dans cet article, nous allons aborder le déploiement à venir de la dématérialisation comptable au sein des collectivités et organismes publics.
Les implications du protocole PESV2 pour les collectivités
Qu’est ce que le protocole PESV2 ?
Il s’agit du format informatique que les collectivités doivent désormais utiliser pour transférer tous les éléments comptables, les bordereaux, les titres et les mandats aux trésoreries générales. Ce protocole doit améliorer la qualité de la comptabilité dans la mesure où :
- il facilite les contrôles
- il inclut des informations complémentaires, comme l’identification des marchés et les annexes
Les changements liés au protocole PESV2
Ce protocole remplace désormais tous les autres protocoles (tel Indigo, Rolmre,…)
- Il impose la mise en place d’une solution de parapheur électronique et de signatures électroniques, notamment pour le responsable de la collectivité et l’agent comptable.
- Il impose également que les données aux trésoreries soient transmises via des tiers de confiance de télétransmission agréés par les ministères de l’Intérieur et de l’Economie, des Finances et de l’Industrie.
- Il suppose enfin une mise à jour des logiciels comptables, pour suivre les spécifications techniques publiées par la DGFIP.
Pas d’inquiétude : les éditeurs de logiciels financiers pour le secteur public ont eu le temps de mettre en place de nouvelles versions capables de générer des flux respectant le protocole PESV2. Les nouveaux outils de gestion électronique de document prennent aussi en charge le PESV2.
Le rôle des tiers de confiance
Les tiers de confiance assurent la transmission des données aux trésoreries.
Ce transfert est facilité par le mode de numérisation des documents, qui s’indexent automatiquement selon des plans de classement spécifiques au protocole.
- Ils transfèrent également les pièces justificatives annexes
- Ils assurent des fonctions de contrôle, en vérifiant la conformité des documents transmis
- Ils gèrent les flux de retour
Ce mode de fonctionnement permet de prévenir immédiatement la collectivité s’il manque une pièce comptable par exemple.
Comment réussir le passage à la dématérialisation ?
La dématérialisation à l’épreuve des faits
La plupart des collectivités territoriales ont réussi à respecter la date butoir du 1er janvier 2015 pour le passage au PESV2 et l’envoi dématérialisé des titres et mandats.
- Au 31 août 2014, 40 % des communautés d’agglomération et 60% des communautés urbaines étaient passées au PES V2, d’après la DGFIP.
- Fin novembre 2014, quinze régions, soixante douze départements et 16 762 communes utilisaient le protocole PESV2.
- A cette date, seuls 15 % des budgets n’avaient fait l’objet d’aucun tests ou travaux(*).
Reste que la dématérialisation complète représente un projet d’envergure qui s’effectue par étape, nécessite de nombreux investissements et génère de gros changements organisationnels.
La dématérialisation pose des problèmes spécifiques aux petites structures, qui ont peu de ressources administratives.
Réussir la poursuite de la dématérialisation
La dématérialisation est un projet d’envergure. Il ne s’agit pas que d’un dispositif technique, elle implique un vrai bouleversement organisationnel !
Pour orchestrer ce changement organisationnel majeur, il faut :
1/un chef de projet et une structure de pilotage.
- Dans les petites structures, le chef de projet peut être le responsable financier.
- Partout ailleurs, il est important de nommer un chef de projet.
- Un certain nombre d’établissement publics ont remarqué que le processus fonctionnait mieux si ce chef de projet était rattaché directement au directeur général des services, plutôt qu’aux finances.
- Le comité de pilotage décide du cadencement du chantier, réalise les grands choix techniques, résout les problèmes et vérifie le respect du calendrier.
2/ vérifier que les logiciels en place sont pleinement compatibles avec le protocole PESV2
La DGFIP a vérifié la compatibilité des progiciels financiers utilisés dans le secteur public local et les a validés.
Un certain travail reste parfois, encore, à faire pour certains petits éditeurs locaux et pour mettre à jour les logiciels spécifiques à certaines communes ou établissements publiques.
Reste à vérifier que les logiciels en place peuvent gérer des pièces justificatives dématérialisées et permettent ainsi d’aller au bout de la dématérialisation.
Le but ultime de la dématérialisation totale doit vraiment être pris en compte pour décider s’il faut changer de version ou changer de logiciel : changer de version peut sembler générer une économie à court terme, mais si cette nouvelle version ne permet pas la dématérialisation totale, elle représentera un coût à moyen terme !
3/réorganiser les circuits financiers
La dématérialisation implique de revoir l’ensemble des processus de dépenses et de recettes : à partir d’une vision claire des processus existants, il s’agit d’appréhender les conséquences de la dématérialisation sur l’organisation.
Cette dématérialisation implique forcément des modifications dans la façon d’opérer avec les tiers. Il faut y penser !
Ainsi, la dématérialisation est inéluctable. C’est un gros bouleversement pour le secteur public, qui nécessite, pour aboutir, de repenser tous les processus comptables et financiers.
Pensée pour réduire les coûts et les effectifs de l’État, elle a aussi des avantages pour les collectivités et les établissements publiques : la télétransmission permet de réaliser des économies d’impression de papier, d’affranchissement, moins de temps passé à s’assurer la bonne réception des documents…
Il y a donc fort à parier qu’elle continuera de prendre de l’ampleur dans tous les processus de la gestion publique.
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